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Wochentipp für Unternehmer

Die Buchführungspflicht – das müssen Sie wissen!

Was bedeutet die Buchführungspflicht?

Wenn Sie selbstständig sind, ist die Buchhaltung ein meist unangenehmer und zeitaufwändiger Nebeneffekt. Doch dabei ist es unerlässlich, sich damit zu beschäftigen und die wichtigsten Begriffe und deren Inhalt zu kennen. Wissen Sie, wie sich eine Einnahmen-Überschussrechnung von einer doppelten Buchführung unterscheidet? Und was genau kommt für Sie infrage?

Buchführung – wozu sind Sie verpflichtet?

Das Handelsgesetzbuch sieht laut § 238 Absatz 1 Satz 1 HGB vor, dass jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet ist. Hierbei stellt sich die Frage, wer per Definition als Kaufmann gilt bzw. welches Unternehmen ein kaufmännischer Betrieb ist. Es ist jedoch grundsätzlich so, dass jeder Unternehmer seine Gewinne ermitteln und dokumentieren muss. Dabei gibt es zwei Verfahren: Die Einnahmen-Überschussrechnung sowie die doppelte Buchführung. Wo liegen hier die Unterschiede?

Die Einnahmen-Überschussrechnung

Bei der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) handelt es sich um eine einfachere Form der Gewinnermittlung. Sie dürfen, wenn Sie zu einer der folgenden Berufsgruppen gehören, anstelle der doppelten Buchführung eine EÜR beim Finanzamt abgeben:

  • Freiberufler
  • Kleinunternehmer
  • Land- und forstwirtschaftliche Betriebe mit einem Jahresgewinn unter 60.000 Euro beziehungsweise einer Nutzfläche mit einem Wert unter 25.000 Euro
  • Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn unter 60.000 Euro beziehungsweise einem Jahresumsatz unter 600.000 Euro

Sie stellen bei der Einnahmen-Überschussrechnung nur die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens gegenüber. Der Gewinn bildet sich aus der Differenz der beiden Beträge. Grundlage hierfür ist das Zufluss- und Abflussprinzip. Demzufolge müssen Sie bei dieser Art der Gewinnermittlung nur berücksichtigen, welche Beträge auf Ihr Konto ein- und welche davon abgegangen sind. Auch zählen Transaktionen in bar. Nicht von Belang sind die Verträge, die den Zahlungen zugrunde liegen. Das Gleiche gilt für Bestandsveränderungen. Demzufolge müssen Sie für die EÜR keine Inventur durchführen.

Doch auch läuft eine EÜR – trotz der vereinfachten Art und Weise – nicht ganz ohne Pflichten ab. Sie als Unternehmer unterliegen dennoch den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Dies bedeutet: Sie müssen alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen und diese Unterlagen über zehn bzw. in bestimmten Fällen über sechs Jahre aufbewahren.

Die doppelte Buchführung

Sie können selbst entscheiden, ob Sie die EÜR oder die doppelte Buchführung favorisieren, falls Sie von der Buchhaltungspflicht befreit sind. Wenn Sie jedoch eines der folgenden Kriterien erfüllen, sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet:

  • Im Handelsregister eingetragene Selbstständige
  • Im Handelsregister eingetragene Unternehmen (zum Beispiel AGs und GmbHs)
  • Gewerbetreibende mit einem ‌Jahresgewinn von über 60.000 Euro beziehungsweise einem Jahresumsatz von über 600.000 Euro
  • Land- und forstwirtschaftliche Betriebe mit einem Jahresgewinn über 60.000 Euro beziehungsweise einer Nutzfläche mit einem Wert über 25.000 Euro

Das sind die Grundlagen der doppelten Buchführung

Das Handelsgesetzbuch (§ 239 Absatz 2 HGB) legt die Mindestanforderungen für die doppelte Buchführung fest. Alle Aufzeichnungen müssen demzufolge vollständig, korrekt, zeitgerecht und geordnet sein. Folgende Grundlagen müssen dazu erfüllt werden:

  • Vergleich des Vermögens mittels einer Anfangs- und einer Schlussbilanz
  • Doppelte Buchung aller Geschäftsvorfälle: Im Haben und im Soll
  • Ermittlung des Unternehmenserfolgs mithilfe einer Gewinn- und einer Verlustrechnung

Bilanz – was ist das?

Eine Bilanz ist das so genannte Herzstück einer doppelten Buchführung. Sie gibt – abgesehen von einer Übersicht zu allen Vermögensbestandteilen eines Unternehmens – Auskunft darüber, woher dieses Kapital stammt.

Es zählen verschiedene Konten sowie folgende Bücher zu den Pflichtelementen der doppelten Buchführung:

  • Das Hauptbuch: Sortiert die Einträge aus dem Grundbuch nach ihren Konten
  • Das Grundbuch oder auch Journal: Erfasst alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge
  • Die Nebenbücher: Enthalten Erläuterungen zu einzelnen Konten

Vorteile der doppelten Buchführung

  • umfassender Überblick zu der aktuellen Lage Ihres Unternehmens
  • hilfreiche Zusatzinformationen im Vergleich zur EÜR
  • bessere Möglichkeit, um Veränderungen der finanziellen Unternehmenslage nachzuvollziehen und strategische Entscheidungen zu treffen

Nachteile der doppelten Buchführung

  • wesentlich höherer Zeit- und Arbeitsaufwand als EÜR

Unterstützung bei der doppelten Buchführung

Mithilfe von Software und Online-Programmen können Sie sich Hilfe bei der doppelten Buchführung holen. Sie vereinfachen die Buchführung und unterstützen dabei, mögliche Fehler zu vermeiden. Beispielsweise beinhalten solche Programme eine Plausibilitätsprüfung, die Ihnen Fehler meldet und auf unvollständige oder widersprüchliche Angaben hinweist. Ganz automatisch können dann aus den eingegebenen Daten Abschlussberichte und Bilanzen erstellt werden. Eine weitere Möglichkeit wäre ein Steuerberater mit der Buchführung zu beauftragen. Jedoch sparen Sie sich das Vorsortieren und Aufbereiten von Unterlagen und Belegen nicht. Hingegen können Sie sich durch Rechnung48 die langen Zahlungsziele Ihrer Auftraggeber sparen und sind jederzeit liquide.