Factoring

Die Wahrheit über die Rechnungserstellung

Jeder Freiberufler kennt das tolle Gefühl: Nach erbrachter Leistung erfolgt die Rechnungsstellung. Jetzt geht’s ums Geld. Das Ernten seiner Früchte für die getane Arbeit.

Selbstständige sollten sich deshalb über Details in der Rechnungserstellung informieren. Bei Fehlern drohen Kosten. Nachzulesen sind die Pflichtbestandteile im  Umsatzsteuergesetz (§14 UStG). Der Rechnung48-Blog zeigt, was zu beachten ist.

Freiberufler haben bei der Rechnungserstellung immer diese eine Herausforderung

Freelancer sollten vor allem auf die Umsatzsteuer achten. Beim Rechnungsempfänger muss der Vorsteuerabzug erfolgen. Er möchte die Vorsteuer mit eigenen Einnahmen der Umsatzsteuer verrechnen. Mit der Vorsteuererstattung kann sich der Rechnungsempfänger etwas vom Finanzamt auszahlen lassen. Das funktioniert nicht, wenn er eine fehlerhafte Rechnung erhält.

Ihr Kunde hat irgendwann die Betriebsprüfung und ihm fällt auf: Der Vorsteuerabzug ist ungerechtfertigt. Begleichen Sie als Freiberufler eine fehlerhafte Rechnung, sind Sie ebenso betroffen.

Neun Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie eine Rechnung abschicken

  1. Haben Sie Ihren und den Namen des Rechnungsempfängers mit Adresse vollständig aufgeschrieben?
  2. Sind Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer und Registernummer (Handelsregister) auf der Rechnung vermerkt?
  3. Steht Ihre Bankverbindung auf der Rechnung?
  4. Benutzen Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer?
  5. Sind Art und Anzahl der Produkte oder Ihre genaue Dienstleistung aufgelistet?
  6. Ist das Rechnungsdatum und der Leistungszeitraum klar ersichtlich?
  7. Steht der Preis mit allen Abzügen (Steuersätze, Steuerbefreiung, Skontoabzug) auf der Rechnung?
  8. Enthält die Rechnung den absoluten Umsatzsteuerbetrag und den prozentualen Umsatzsteuersatz oder, wenn vorhanden, einen Grund für die Befreiung von der Umsatzsteuer?
  9. Weisen Sie Ihren Rechnungsempfänger eindeutig auf die Rechnungsaufbewahrungspflicht hin?

Hält Ihre Rechnung diesen Formvorschriften stand?

Sie weisen das umsatzsteuerpflichtige Entgelt komplett aus.

Sie nennen den Gesamt-Steuerbetrag, der darauf entfällt.

Sie kennzeichnen die Anhänge wie Lieferscheine oder Kaufverträge eindeutig.

Sie erstellen ein gut lesbares Dokument mit einer entsprechenden Intensität der Druckfarbe, um Ihrem Rechnungsempfänger die zehnjährige Aufbewahrungspflicht zu ermöglichen.

Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem eine Leistung oder Lieferung abgerechnet wird. Das Rechnungsdokument darf einen beliebigen Titel haben. Ausnahme ist die Abrechnungsgutschrift, die Sie entsprechend bezeichnen müssen. Mehrere Dokumente lang darf die Rechnung sein. § 31 Abs. 1 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) regelt die Formvorschriften. Wenn Ihr Kunde einverstanden ist, dürfen Sie elektronische Rechnungen versenden. Diese sind rechtskräftig.

Die Korrektur, die nachträglich ihre Steuer rettet

Vor Jahren haben Sie eine unvollständige Rechnung bezahlt. In der Steuerprüfung merken Sie nun: Der Vorsteuerabzug wird nachträglich aberkannt. Eine Nachzahlung droht. Kontrollieren Sie deshalb alle Rechnungen. Nur eine Stornierung sichert Sie vollständig ab. Die Korrekturgutschrift hat dann alle korrigierten Bestandteile. Auch auf einem Zusatzdokument darf der Rechnungsaussteller die Korrektur vornehmen. Dann muss auf die originale Rechnung verwiesen werden.

Haben Sie eine fehlerhafte Rechnung erhalten? Wenn Sie die Rechnung innerhalb der Zahlungsfrist reklamieren, haben Sie gute Chancen. Der Rechnungsaussteller ist dann noch in der Bereitschaft, zu kooperieren und außerdem in einer Drucksituation. Ihr Steuerberater kann Ihnen bei der Korrektur helfen.

Fazit: Vollständige Rechnungen erleichtern Freiberuflern den Alltag. Die nächste Steuerprüfung verläuft dann unauffällig und Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Sie lesen diesen Artikel und bemerken: Meine eigentliche Herausforderung sind die Rechnungen, die meine Kunden spät bezahlen. Eigentlich haben Sie gar keine Lust auf langes Warten?

Rechnung48 ermöglicht Ihnen fortlaufende Liquidität. Lange Zahlungsziele bringen Sie nicht mehr aus der Ruhe, denn mit der Rechnungsvorfinanzierung im Rahmen von Factoring sind Sie immer zahlungsfähig. Bereits am nächsten Werktag erhalten Sie die Summe, die Ihnen zusteht. Rechnung48 macht Sie mit zusätzlicher Liquidität noch erfolgreicher.