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Fahrtenbuch richtig führen – so funktionierts!

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Bei dem Führen eines Fahrtenbuches gibt es eine Vielzahl wichtiger Dinge zu beachten. Die hohen Anforderungen führen in der Praxis häufig zu Problemen. Oft scheitert die Anerkennung eines Fahrtenbuches an dem Fehlen einzelner Mindestbestandteile. Eine Nichtanerkennung ist häufig das Ergebnis von Diskrepanzen zu vorhandenen Belegen, irrelevant, ob es sich tatsächlich um ein Versehen handelt oder es vorsätzlich falsch geführt wurde.

Lückenlose, zeitnahe, bevorzugt handschriftliche Eintragungen gefordert

Der erste wichtige Punkt ist es, das Fahrtenbuch handschriftlich in einer gebundenen Form zu führen, denn nur dann ist es gültig. Elektronische Aufzeichnungen werden nur dann anerkannt, wenn im Nachhinein erfolgte Änderungen entweder technisch abgeschlossen bzw. in einer Form dokumentiert werden können.

Die Finanzbehörden erkennen für steuerliche Zwecke das Fahrtenbuch nur an, wenn es eine lückenlose und zeitnahe Eintragung aller Fahrten mit den erforderlichen Angaben aufweist. Es sind folgende Punkte von Ihnen bzw. von der Person, an die Sie das Kraftfahrzeug ausgeliehen haben, für jede einzelne Fahrt einzutragen:

Für Betriebsfahrten vor Fahrtbeginn:

  • Name, Vorname und Anschrift des Fahrers
  • amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs
  • Datum
  • Uhrzeit
  • Kilometerstand zu Beginn
  • Reiseziel, Reisezweck
  • aufgesuchte Geschäftspartner
  • Umwegfahrten

Nach Beendigung der Fahrt:

  • Kilometerstand am Ende
  • Uhrzeit
  • Unterschrift

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Für private Fahrten reichen Kilometerangaben aus, ohne dass im Einzelnen der Reiseweg und der Reisezweck anzugeben sind. Ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch genügt für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie für Heimfahrten.

Verschiedene Möglichkeiten zur Verrechnung der Reisekosten

Steigende Kraftstoffpreise und überfüllte Straßen machen die Fahrten zu Kunden bzw. Verkaufsgesprächen nicht wirklich attraktiver. Positiv zu erwähnen ist hier jedoch, dass Sie dazu berechtigt sind, die angefallenen Kosten den Kunden in Rechnung zu stellen und dass diese auch meist steuerlich absetzbar sind. Außerdem ist die Führung eines Fahrtenbuches eine günstigere Alternative zur pauschalen Ermittlung der Privatnutzung, besonders bei Fahrzeugen mit geringen Betriebskosten.

Bei der Verrechnung von Reisekosten gegenüber der Kunden gibt es keine genau einzuhaltenden Vorschriften. Die Höhe und Form der Spesen sind davon abhängig, was mit den Kunden vereinbart wurde. Zur Orientierung sollte man sich über die gegenwärtige Praxis der Branche erkundigen.

Es gibt drei Möglichkeiten, die Reisekosten Ihren Kunden zu verrechnen:

  • Steuerpflichtige Nebenleistung: Der Bruttobetrag aller Reisekosten wird mit dem gleichen Umsatzsteuer-Satz wie die Hauptleistung dem Kunden in Rechnung gestellt.
  • All-Inclusive-Preis: In den Angebotspreis werden von Anfang an mögliche Reisekosten einkalkuliert.
  • Erstattung der exakten Ausgaben: Belege werden dem Kunden vorgelegt, der diese in tatsächlicher Höhe erstattet.

In den ersten beiden Fällen können Sie die Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen sowie einen Vorsteuerabzug durchführen.

Dies ist jedoch bei der dritten Variante nicht möglich, da die Originalbelege dem Kunden gesendet werden. Achten Sie bei dieser Methode darauf, dass Sie auf der Rechnung den Zweck der Reise, die gesamt gefahrenen Kilometer, den Kilometersatz (Euro/km) und den Gesamtbetrag ohne und mit Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer ausweisen. Bei längeren Anfahrtszeiten können Sie je nach Gepflogenheit noch eine Verpflegungsaufwandspauschale oder auch falls gegeben Übernachtungskosten aufschlagen.