Wochentipp zum Forderungsmanagement

Mahnungen per E-Mail versenden

Mahnungen können, neben dem postalischen Zugang, auch per E-Mail eingehen. Viele Unternehmen nutzen heute diesen digitalen Weg. Wir stellen diese Woche vor, woran Sie eine seriöse E-Mail-Mahnung erkennen können und wann diese rechtskräftig ist.

In welcher Form sollten Mahnungen per E-Mail versendet werden?

Hängen Sie unbedingt die offene Rechnung an die E-Mail an. So kann der Betroffene sofort erkennen, um welche Forderung es sich handelt. Der E-Mail-Text sollte die eigentliche Mahnung sein. Ihr Inkassobüro oder einen Anwalt, sofern Sie diese beauftragt haben, können Sie als BCC hinzufügen. Vor der Mahnung geht meist eine Zahlungserinnerung ein. Doch was ist der Unterschied zur Mahnung? Die Zahlungserinnerung ist freundlich formuliert und es gibt keine Mahngebühren. Das darauf folgende Schreiben beinhaltet eine Mahngebühr. Die Formulierung ist bestimmt. Die dritte Mahnung sollte auch die Letzte sein. Es ist aber keine Pflicht, drei Mahnungen zu versenden. Wenn Sie möchten, können Sie den Fall auch schon früher in das gerichtliche Mahnverfahren übergeben.

Ist die Mahnung rechtskräftig?

Seriöse E-Mails enthalten die Namen der Schuldner und der Gläubiger, das Datum, den Rechnungsbetrag, die Leistung, ein entsprechendes Zahlungsziel als Frist für das Begleichen der Rechnung und die Rechnungsnummer. Sofern Sie bei einem Online-Shop bestellt haben, können Sie auch in Ihrem Kundenkonto verifizieren, ob es sich bei der E-Mail um eine rechtskräftige Mahnung handelt, denn dort sind alle Prozesse vermerkt.

Woran erkennen Sie eine gefälschte E-Mail-Mahnung?

Der Absender ist das ausschlaggebende Kriterium für eine Fälschung: Recherchieren Sie im Internet nach dem Unternehmen. So können Sie überprüfen, ob es dieses überhaupt gibt. Betrüger drohen außerdem gern mit dubiosen Geldstrafen. Gehen Sie nicht darauf ein. Sie können zudem prüfen, ob ein Gläubiger in der Mahnung genannt wird. Auch Rechtschreibfehler, die Art der Anrede oder unleserliche Umlaute können erste Hinweise liefern. Achtung: Wenn Sie eine Überweisung ins Ausland tätigen sollen, müssen sie skeptisch werden. An der IBAN ist erkennbar, wenn es sich nicht um Deutschland handelt.