Freiberufler

Mehr Zeit, weniger Stress! – 7 Tipps für ein richtiges Zeitmanagement

Wer kennt es nicht – gefühlt tausende Aufgaben, die noch zu erledigen sind und kein Ende in Sicht. Die Zeit rennt und der Stresspegel steigt. Gerade Selbstständige und Freiberufler nehmen häufig mehrere Aufträge nebeneinander an, um die eigens gesetzten Ziele zu erreichen. Mehrere parallellaufende Aufträge bedeuten einen hohen Koordinationsaufwand. Wir haben für Sie sieben Tipps parat, mit denen Sie Ihre Zeit richtig managen und stressige Situationen vermeiden!

1. Prioritäten setzen

Gerade zum Anfang der Selbstständigkeit fällt die Einteilung der Aufgaben nach Dringlichkeit noch schwer. Werden Aufgaben zuerst erledigt, die nicht so wichtig, aber umso zeitfressender sind, rücken dringliche Dinge in den Hintergrund. Dadurch verschiebt sich der Zeitplan und Fristen können möglicherweise nicht eingehalten werden. Setzen Sie Prioritäten und teilen Sie diese zur besseren Übersicht in A-, B- und C-Kategorie ein. Dabei ist A dringend und wichtig, B wichtig, aber nicht ganz so dringend und C dringend, aber nicht ganz so wichtig.

2. ToDo-Listen auf das Minimum reduzieren

Die einfachste Möglichkeit Aufgaben zu planen und zu strukturieren, ist die Erstellung von ToDo-Listen. Doch auch hier wartet ein Stolperstein: gerne nimmt man Aufgaben von einer zu nächsten Liste mit und verliert schnell den Überblick. Oft gehen dabei Aufgaben unter, was im Nachhinein wertvolle Zeit kostet. Werden  die Listen nicht zeitnah abgearbeitet, entsteht schnell das Gefühl, nicht voran zu kommen. Ziehen Sie Aufgaben, die schnell in wenigen Minuten und ohne Herausforderungen umgesetzt werden können, vor. Sie werden merken, der Effekt etwas geschafft zu haben, wirkt sich positiv auf Ihre Motivation aus!

3. Aufwand und Ergebnis miteinander abwägen

Wägen Sie genau ab, ob sich die Umsetzung einer zeitintensiven Aufgabe gegenüber dem Ergebnis lohnt. Dies trifft auch für Freelancer und Selbstständige hinsichtlich neuer Projekte zu. Überlegen Sie sich gut, ob Sie einen zeitinvestiven Auftrag annehmen, der nur wenig oder sogar unzureichenden Ertrag erzielt. Konzentrieren Sie sich auf die Projekte, die Sie wirklich weiterbringen!

4. Aufgaben fertig stellen

Wie bereits angesprochen, werden häufig Aufgaben von Liste zu Liste geschoben, aber nie abgeschlossen. Nehmen Sie sich Zeit und erledigen Sie auch unliebsame Aufgaben. Schließen Sie diese Aufgaben ab, bevor Sie mit etwas Neuem beginnen. Auch wenn es nur kleine Aufgaben sind, es sorgt für Ordnung und sorgt für ein gutes Gefühl.

5. Zeitplan mit Pufferzeiten erstellen

Auch für Freelancer und Selbständige lohnt sich die Etablierung eines gut organisierten Projektmanagements. Integrieren Sie nicht nur langfristige, sondern auch mittelfristige sowie kurzfristige Projekte. Dabei sollte neben einer genauen Aufschlüsselung der Teilschritte eines Projektes auch eine genaue Zeitplanung mit definierten Meilensteinen umgesetzt werden. Berücksichtigen Sie zusätzlich mögliche Komplikationen und planen Pufferzeiten ein. So schaffen Sie Ihre Fristen auch bei Verschiebungen.

6. Typische Zeitdiebe vermeiden

Zeitfresser – Überall lauern sie und klauen Ihnen wertvolle Zeit. Ein schlechtes Ablagesystem, überflüssige Besprechungen, telefonische Unterbrechungen oder auch mal ein privater Schwatz zwischendurch sind typische Zeitdiebe. Um diese zu minimieren oder gar zu vermeiden, ist es wichtig als Freelancer oder Selbstständiger potenzielle Störfaktoren rechtzeitig zu erkennen und konsequent hier gegenzusteuern.

7. Nützliche Techniken einsetzen

Mit Hilfe von verschiedenen Kreativmethoden, beispielsweise Brainstorming und Mind-Mapping, lassen sich Ideen ungefiltert sammeln. Dies kann eine unterstützende Maßnahme sein, wenn Sie Ihre Aufgaben zusammen tragen und sich selbst organisieren. Besonders bei komplexen Aufgaben bietet sich zum Beispiel der Einsatz einer Mind Map für eine strukturiertere Übersicht an.