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Freiberufler

Überlebenswichtig – Fünf Tipps für ein gutes Kundenmanagement

Rund 35 Prozent der Forderungen, die nach drei Monaten noch offen sind, fallen nach Aussage des Atradius-Zahlungsmoralbarometers 2014 komplett aus. Gibt es hier kein Liquiditätspolster, sind Engpässe in der Finanzstruktur vorprogrammiert. Umso wichtiger, dass gerade Freiberufler und Selbstständige ihr eigenes Kunden- und Forderungsmanagement im Blick behalten.

1. Die Kundenauswahl

Noch bevor die erste Rechnung überhaupt versendet wird, können Sie schon etwas für Ihr Kundenmanagement tun: die Bonität Ihres Kunden prüfen. Mit einem Blick in das Handelsregister oder eine Nachfrage bei der zuständigen IHK können sowohl die Zahlungsfähigkeit als auch die -willigkeit besser bewertet werden. Kostenintensiver, aber auch informativer sind spezialisierte Auskunfteien wie die Schufa. Unterziehen Sie auch langjährige Kundenbeziehungen regelmäßig einer eigenen Überprüfung. Hat sich der Auftragsmodus oder das Zahlungsverhalten verändert? Trauen Sie sich auch hier, Informationen zu sammeln.

2. Der Dienstleistungsvertrag

Grundlage für Ihre Dienstleistung bildet der jeweilige Vertrag, den Sie mit Ihrem Kunden abschließen. Hier müssen alle vereinbarten Dienstleistungen aufgeführt werden. Besonderes Augenmerk liegt auch auf der Gewährleistungsfrist. Informieren Sie über die gewünschte Zahlungsfrist- und weise. Das Zahlungsziel sollte sich an Ihrer Kapitalausstattung ausrichten. Meistens werden Zahlungsziele von 30 bis 60 Tagen vereinbart. Sind Sie sich unsicher, investieren Sie etwas Geld und lassen Ihren Vertrag durch einen Fachanwalt prüfen.

3. Der richtige Zeitpunkt der Rechnungsstellung

Reservieren Sie sich für die Rechnungserstellung und allgemeine Buchhaltung einen regelmäßigen Platz in Ihrem Zeitplan. Zögern Sie die Rechnungserstellung nicht unnötig heraus und erstellen Sie die Rechnung zeitnah nach Abschluss des Projektes. Das kommt auch den Kunden entgegen. Achten Sie auch bei den Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit.  Andernfalls liefern Sie Ihren Kunden eine Möglichkeit, die Zahlung wegen Fehlern hinauszuzögern oder gänzlich abzulehnen. Der daraus resultierende Mehraufwand bezahlt Ihnen keiner!

4. Das Mahnwesen

Behalten Sie die Zahlungseingänge im Blick. So können Sie zeitnah reagieren, sollte ein Kunde die Zahlungsfrist versäumen. Manchmal langt ein kurzer Anruf, um sich in Erinnerung zu bringen. Doch  auch im Mahnwesen gilt: Warten Sie nicht zu lange, bis Sie weitere Schritte einleiten. Vergessen Sie nicht: Sie sind nicht der Kreditgeber Ihres Kunden und haben Ihre Leistung erbracht. Beachten Sie die rechtlichen Grundlagen des Mahnwesens. Den ersten Schritt stellt eine schriftliche Zahlungserinnerung dar. Im zweiten Schritt folgt das erste Mahnschreiben. Führt auch dieses nicht zum Erfolg, können in der zweiten Mahnung rechtliche Schritte angedroht werden.

5. Die rechtlichen Schritte im Kundenmanagement

Kommt Ihr Kunden seiner Zahlungsverpflichtung tatsächlich nicht nach, ziehen Sie weitere Schritte in Betracht. Neben spezialisierten Anwälten sind auch Inkassobüros die richtigen Ansprechpartner. Hier lohnt sich ein Vergleich – sowohl Seriosität als auch Kosten gilt es zu beachten. Im schlimmsten Fall können Sie einen Vollstreckungstitel erwirken. Der Vollstreckungstitel  ist die Vorstufe der Zwangsvollstreckung und des gerichtlichen Mahnverfahrens. Mitunter jedoch ein kosten- und zeitintensives Unterfangen.

Schauen Sie sich nach Alternativen um. Factoring ist auch für Selbstständige und Freiberufler ein interessantes Finanzierungsinstrument. Neben der regelmäßigen Liquiditätszufuhr durch die Bevorschussung Ihrer Rechnungen, werden Sie durch Ihren Factoring-Partner im Mahnwesen unterstützt. Zudem sind Ihre Forderungen mit einem Ausfallschutz gesichert. Die Rechnung48-Kundenbetreuung berät Sie gerne!