Wochentipp für Freiberufler

Wann ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich?

Die neue Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) hat in den letzten Tagen für erhebliche Unsicherheiten gesorgt. Wir von Rechnung48 bekamen immer wieder Anfragen zum Thema Auftragsverarbeitung. Für uns Grund genug, das Thema noch einmal in unserem Wochentipp aufzugreifen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Auftragsverarbeitung und einer Funktionsübertragung (Übermittlung)?

Folgende Merkmale lassen auf eine Auftragsverarbeitung schließen. Hier ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages immer erforderlich:

  • Der Auftragnehmer hat keine Entscheidungsbefugnis.
  • Der Auftragnehmer ist hinsichtlich der Datennutzung weisungsgebunden.
  • Der Auftragnehmer darf ausschließlich die Daten nutzen, welche der Auftraggeber auch zur Verfügung stellt. Eine Ausnahme ist gegeben, wenn der Auftrag die Erhebung personenbezogener Daten erfordert.
  • Die Verarbeitung oder Nutzung der Daten darf nicht zum eigenen Zwecke des Auftragnehmers geschehen.
  • Der Auftragnehmer hat keine (vertragliche) Beziehung zum Betroffenen, also der Person, über welche die Daten gespeichert werden.
  • Der Auftragnehmer tritt (gegenüber dem Betroffenen) nicht in eigenem Namen auf.

Eine Funktionsübertragung lässt sich anhand folgender Merkmale erkennen. Hier ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages nicht notwendig.

  • Der Dienstleister besitzt die volle Weisungsfreiheit hinsichtlich der Datennutzung.
  • Bei der Funktionsübertragung werden dem Dienstleister die Nutzungsrechte an den Daten überlassen.
  • Der Dienstleister hat eigenverantwortlich sicherzustellen, dass die Daten zulässig und richtig sind. Außerdem muss er die Rechte der betroffenen Person garantieren. Dazu gehört, neben der Benachrichtigungspflicht, auch der Auskunftsanspruch.
  • Der Dienstleister handelt gegenüber dem Betroffenen im eigenen Namen.
  • Der Dienstleiser hat die Entscheidungsbefugnis in der Sache.

Ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Elbe-Factoring nötig?

Rechnung48 ist ein Service der Elbe-Factoring GmbH. In den letzten Tagen erreichten uns Anfragen unserer Kunden, ob mit der neuen DSGVO auch ein Auftragsverarbeitungsvertrag notwendig ist. Wir bringen nun Licht ins Dunkel:

Sofern ein Factoringvertrag mit der Elbe-Factoring GmbH geschlossen wurde, ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages in der Regel nicht erforderlich. Der Grund hierfür ist, dass die Forderung im Rahmen der Zusammenarbeit an uns abgetreten wird. Dies stellt eine reine Funktionsübertragung dar.

Bei einer Funktionsübertragung nimmt ein Unternehmen einen bestimmten Auftrag für eine andere Stelle wahr. Die ElbeFactoring GmbH tritt dabei im eigenen Namen auf und fällt alle erforderlichen Entscheidungen und Handlungen eigenverantwortlich – selbstverständlich immer im Interesse des Kunden.

Datenschutzrechtlich wird die Elbe-Factoring GmbH bei der Zusammenarbeit mit seinen Kunden zu einer sogenannten datenverarbeitenden Stelle, die einen Auftrag erledigt. Damit ist das Unternehmen für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Pflichten verantwortlich.

Bei einer Auftragsverarbeitung handelt es sich um die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten durch einen Dienstleister im Auftrag des Verantwortlichen. Eine Auftragsverarbeitung zeichnet sich dadurch aus, dass der Auftragsverarbeiter keine Entscheidungsbefugnis über die Daten hat und den Weisungen des Auftraggebers unterliegt. Er darf zudem keine eigenen Geschäftszwecke bezüglich der Daten verfolgen. Ist dies der Fall, wäre der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages notwendig.

Weitere Fragen?

Sie möchten mehr rund um das Thema Datenschutz in unserem Unternehmen erfahren? Dann senden Sie uns Ihr Anliegen an: datenschutz@elbe-finanzgruppe.de.