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Wie Sie richtiges Zeitmanagement wirklich erfolgreich macht

Sie haben immer einen vollen Terminplan? Stehen ständig unter Stress? Das Leben als Unternehmer ist nicht leicht. Ein Termin jagt den Nächsten und innerhalb der Projekte kommt es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen. Neue Deadlines ergeben sich, der Stress nimmt zu.

Doch Zeitmanagement kann auch anders aussehen. Wie Sie Ihre To Dos effizient einplanen und Ihre Arbeitszeit so effektiver gestalten können, lesen Sie in diesem Beitrag.

Setzen Sie Deadlines

An manchen Tagen läuft die Arbeit wie geschmiert, an Anderen könnten Sie verzweifeln, denn nichts geht voran. Viele Menschen arbeiten unter Druck besser. Setzen Sie sich daher Limits, bis wann Sie eine Aufgabe erledigt haben wollen. Mit einem Wecker funktioniert dieses Vorhaben besonders gut.

Neben den Deadlines sollten Sie sich auch Routinen schaffen. Dadurch wird zusätzlich ein leichter Druck aufgebaut und Gewohnheiten entstehen. Die Arbeit geht nun noch leichter von der Hand.

Tracken Sie Ihre Zeit

Beginnen Sie, für jede Aufgabe die benötigte Arbeitszeit festzuhalten. So entdecken Sie eventuelle Zeitfresser. Ihr Kunde freut sich außerdem über eine transparente Berichterstattung. Dann kann auch er den genauen Fortschritt des Projektes einsehen.

Definieren Sie Ziele und Prioritäten

Prüfen Sie vor jeder Aufgabe, inwieweit Sie diese nach vorn bringen kann und mit Ihren Unternehmenszielen vereinbar ist. Schnell bringen uns Ablenkungen auf den falschen Weg und wertvolle Zeit wird für unwichtige Dinge „verschwendet“.

Vielleicht haben Sie auch Aufgaben, welche Andere für Sie übernehmen können? Delegieren Sie diese und konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Bereiche, in denen Sie sich spezialisiert haben.

Organisieren Sie Ihren Tagesplan

Starten Sie schon vor Arbeitsbeginn mit Ihrer Tagesplanung. Wichtige To Dos, anstehende Termine, Telefonate oder private Verpflichtungen sollten Ihnen bekannt sein. So sind kurzfristige Überraschungen ausgeschlossen und Sie wissen, was Ihnen bevorsteht. Dadurch vermeiden Sie Ablenkungen und sinnlose Zeitvertreibe. Als Faustregel gilt: Alles, was Sie in weniger als 10 Minuten erledigen können, sollten Sie sofort tun.

Eins nach dem anderen

Mehrere Aufgaben auf einmal erledigen zu können, klingt beim ersten Zuhören äußerst erstrebenswert. Doch ist es das auch? Studien weisen immer wieder darauf hin, dass effektives Arbeiten nur dann möglich ist, wenn eine Aufgabe nach der anderen abgearbeitet wird.

Große Aufgaben zerteilen

Sie haben ein neues Projekt an Land gezogen, doch dessen Bewältigung stellt Sie vor ein großes Rätsel? Dann zerteilen Sie diese Mammut-Aufgabe in kleine Häppchen und arbeiten Sie diese nach und nach ab. Schon bald werden Sie feststellen, dass Sie jede Aufgabe schaffen können.

Störquellen eliminieren

Social Media, Branchennachrichten oder E-Mails – das alles sind wichtige Aufgaben, denen Sie sich widmen müssen. Doch Sie fressen auch eine Menge Zeit und Sie laufen Gefahr, die betriebswirtschaftlich wichtigeren To Dos zu vernachlässigen. Damit dies nicht passiert, sollten Sie sich Zeitfenster schaffen, in denen Sie sich von nichts ablenken lassen und alle Kernaufgaben erledigen.

Nutzen Sie einen Kalender

Um sein Business richtig zu organisieren, ist ein Kalender unerlässlich. Bestenfalls nutzen Sie einen Online-Kalender, welcher sich mit Ihrem Smartphone synchronisieren lässt. So haben Sie auch unterwegs immer Ihre nächsten Termine im Blick. Schalten Sie auch die Erinnerungsfunktion ein, dann wird kein Ereignis mehr unter den Tisch fallen.

Zusätzlich: Der Organizer

Neben dem elektronischen Kalender, sollten Sie auch eine Offline-Variante nutzen. Ein Plakatkalender eignet sich hier besonders gut, um Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresziele festzuhalten. Das hilft, um den Fokus beizubehalten. An der richtigen Stelle aufgehängt, haben Sie nun jederzeit alle wichtigen Ziele im Blick.